IZJAVA O VARSTVU OSEBNIH PODATKOV

  1. Splošno

Slovenska oglaševalska zbornica (v nadaljevanju: »SOZ« ali »mi«), ki organizira Effie Slovenija, licenčno nagrado za tržno-komunikacijsko učinkovitost (v nadaljevanju: »Effie Slovenija« ali »Effie«), spoštuje vašo pravico do zasebnosti in stremi k najvišji stopnji varstva vaših osebnih podatkov. Pri organizaciji Effie Slovenija smo zavezani k delovanju v skladu z zakoni in predpisi, ki opredeljujejo varovanje osebnih podatkov, zlasti v skladu z vsakokrat veljavnim zakonom o varstvu osebnih podatkov, zakonom o elektronskih komunikacijah ter Splošno uredbo EU o varstvu podatkov. Namen te Izjave o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: »Izjava«) je, da vas seznanimo s tem, za katere namene bodo vaši osebni podatki pridobljeni in kako se bodo uporabljali ter kakšne so vaše pravice v zvezi s podatki, ki jih hranimo o vas, in kako jih uveljavljati.

SOZ se zavezuje, da bodo zbrani osebni podatki, ki nam jih boste posredovali v okviru Effie Slovenija, na primer podatki zbrani preko spletne strani https://effie.si/, prijavnic na spletni strani https://engine.effie.si, preko družabnih omrežij kot so Facebook, Linkedin, Twitter in Youtube, ali preko elektronske pošte, uporabljeni v skladu s to Izjavo ter da vaših osebnih podatkov ne bomo prodajali, posojali ali kakorkoli drugače posredovali tretjim osebam, razen v zakonsko določenih primerih.

  1. Upravljavec podatkov

Upravljavec vaših osebnih podatkov je:

Slovenska oglaševalska zbornica

Letališka cesta 35, 1000 Ljubljana, Slovenija

e-naslov: info@soz.si  

telefonska številka: 00 386 (0)1 439 60 50.

Za vse teme in vsebine, ki bodo obravnavane v zvezi z varstvom podatkov, velja stroga zaupnost.

  1. Namen obdelave podatkov in vrste osebnih podatkov

Vsi osebni podatki, ki nam jih posredujete, bodo obravnavani zaupno in bodo uporabljeni zgolj v namene, za katere so bili posredovani oziroma v namene, ki so potrebni za izpolnitev naših zakonskih obveznosti. Če bo nastala potreba po nadaljnji obdelavi vaših podatkov za drug namen, vas bomo predhodno kontaktirali in zaprosili za vašo privolitev.

Obisk spletne strani:

Ob vsakem obisku spletnih strani Effie Slovenija se na spletnem strežniku avtomatsko shranjuje dnevniška datoteka spletnega strežnika. Tako zbrane (osebne) podatke obdelujemo s pomočjo piškotkov, pri čemer vas bomo pred namestitvijo bolj invazivnih piškotkov vprašali za vašo privolitev, medtem ko lahko določene druge podatke zbiramo že na podlagi naših zakonitih interesov. SOZ tako zbrane podatke obdeluje posebej in jih ne povezuje z drugimi osebnimi podatki uporabnikov njene spletne strani. Obiskovalca zgolj z uporabo teh podatkov v tem trenutku in glede na stanje tehnologije ni mogoče enolično identificirati.

Več o politiki nameščanja piškotkov na spletnih straneh Effie Slovenija si lahko preberete pod zavihkom piškotki.

Registracija oziroma prijava v sistem:

Na spletni strani (https://engine.effie.si) se lahko registrirate v sistem oziroma si ustvarite račun za namen prijave udeležbe oziroma prijave del. Vaše osebne podatke potrebujemo, da vas lahko prijavimo na dogodke Effie Slovenija in vam omogočimo prijavo del.

V ta namen SOZ od vas zbira naslednje osebne podatke, ki jih posredujete na prostovoljen način:

– uporabniško ime in geslo,

– naziv,

– ime in priimek,

– naslov,

– telefonsko številko in elektronski naslov,

– podjetje in podatke podjetja,

– država.

Vsi podatki, ki so zbrani pri registraciji oziroma prijavi v sistem, se zbirajo za namene kreiranja uporabniškega računa in za namen identifikacije uporabnikov sistema oziroma računa, preko katerega lahko prijavite udeležbo na Effie Slovenija, kupite kotizacijo za osebno udeležbo, prijavite svoja dela.

Posredovane kontaktne podatke lahko na podlagi naših zakonitih interesov obdelujemo tudi za osnovno prilagojeno komuniciranje z vami preko elektronske pošte o informacijah ali novostih, ki se nanašajo na organizacijo Effie Slovenija kot je npr. pošiljanje informacij v zvezi z dogodki ali kontaktiranje v namen prijave osebne udeležbe ali del. Pri tem ne uporabljamo nikakršnega (avtomatskega) profiliranja, temveč zgolj zbiramo ustrezne nabore prejemnikov za posamezna sporočila. Od tovrstnega komuniciranja se lahko kadarkoli brezplačno odjavite na način, da nam pošljete elektronsko sporočilo na elektronski naslov: info@effie.si.

Nakup kotizacije za osebno udeležbo:

Na spletni strani (https://engine.effie.si) se lahko prijavite v sistem s kreiranim uporabniškim računom oziroma si ustvarite račun ter nato opravite nakup kotizacije za osebno udeležbo na dogodkih Effie Slovenija. Pri nakupu kotizacije lahko izberete določeno število oseb, ki so vezane na kotizacijo. V ta namen SOZ zbira naslednje podatke:

– produkt, ki ga želite kupiti, in število kotizacij,

– promocijska koda,

– podjetje,

– naziv oziroma pozicija,

– ime in priimek udeleženca,

– naslov udeleženca,

– elektronski naslov udeleženca,

– o plačilu (npr. podatki o plačniku računa, izbrani metodi plačila, davčnem statusu).

Vaše osebne podatke (ime, priimek, naslov), ki ste nam jih posredovali ob kreiranju uporabniškega računa, uporabimo tudi za namen izstavitve povzetka naročila na elektronski naslov, naveden ob registraciji. Nadalje vaše podatke in podatke ostalih udeležencev obdelujemo za namen organizacije Effie Slovenija (npr. za splošne administrativne zadeve povezane z organizacijo Effie Slovenija). Pravno podlago za obdelavo teh podatkov predstavlja naše pogodbeno razmerje z vami. Ker je obdelava podatkov nujna za izvedbo prijave, se obdelava teh podatkov lahko vrši že na podlagi dejstva, da z nami vstopate v pogodbeno razmerje. Če nam teh podatkov ne želite posredovati, se na Effie Slovenija ne morete prijaviti.

Posredovane podatke lahko na podlagi naših zakonitih interesov obdelujemo tudi za namene identifikacije uporabnikov sistema, priprave ustreznih akreditacij ter pošiljanja informacij in kontaktiranja glede registracije in obračuna kotizacije. Če ob nakupu kotizacije privolite tudi v prejemanje elektronskih novic, pa vaše zbrane podatke na podlagi vaše privolitve obdelujemo tudi za označen namen.

Nakup študentske kotizacije:

S prijavo v vaš račun lahko opravite nakup študentske kotizacije. Pri nakupu študentske kotizacije SOZ od študenta dodatno zahteva predložitev potrdila o študentskem statusu, iz katerega so razvidni naslednji podatki:

– ime in priimek,

– datum in kraj rojstva,

– študijski program,

– vpisna številka, študijsko leto in letnik študija,

– način študija.

Če se izkaže, da ne izpolnjujete predpisnih pogojev nakupa kotizacije, se vam lahko prepreči vstop na dogodke Effie Slovenija.

Vaše osebne podatke (ime, priimek, naslov), ki ste nam jih posredovali ob kreiranju uporabniškega računa, uporabimo tudi za namen izstavitve predračuna na elektronski naslov, naveden ob registraciji. Nadalje vaše podatke in podatke ostalih udeležencev obdelujemo za namen organizacije Effie Slovenija (npr. za splošne administrativne zadeve povezane z organizacijo Effie Slovenija). Pravno podlago za obdelavo teh podatkov predstavlja naše pogodbeno razmerje z vami. Ker je obdelava podatkov nujna za izvedbo prijave, se obdelava teh podatkov lahko vrši že na podlagi dejstva, da z nami vstopate v pogodbeno razmerje. Če nam teh podatkov ne želite posredovati, se na Effie Slovenija ne morete prijaviti.

Dodatne podatke, ki so potrebni za nakup študentske kotizacije obdelujemo na podlagi vaše privolitve, pri čemer morate zahtevana dokazila in privolitev poslati na elektronski naslov: info@effie.si.

Prijava del:

S prijavo v vaš račun lahko prijavite dela. Podatke, ki jih posredujete prostovoljno, obdelujemo izključno za izvedbo tekme Effie Slovenija. Podatki, ki jih obdelujemo, vključujejo podatke o vašem delu ter vašem podjetju in ekipi. Pravno podlago za obdelavo teh podatkov predstavlja naše pogodbeno razmerje z vami. Ker je obdelava podatkov nujna za prijavo dela, se obdelava teh podatkov lahko vrši že na podlagi dejstva, da z nami vstopate v pogodbeno razmerje. Če nam teh podatkov ne želite posredovati, svojega dela ne morete prijaviti. Posredovane podatke lahko na podlagi našega zakonitega interesa obdelujemo tudi za namen objave na spletu in v medijih, za namen produkcije v primeru, če je vaše delo med finalisti ali nagrajenci, ali za komuniciranje v zvezi s tekmovalnim postopkom.

Akreditacija za medije:

Če želite pridobiti medijsko akreditacijo, SOZ od vas polega tega zbira naslednje osebne podatke, ki jih posredujete na prostovoljen način:

– ime in priimek,

– elektronski naslov,

– telefonsko številko,

– podatke o vaši medijski hiši (npr. naziv, vrsta, vaš naziv, urednik, naslov, spletna stran, vsebine, ki jih boste pokrivali idr.).

Vsi osebni podatki, ki so zbrani pri izpolnitvi prijave za akreditacijo medijev, se zbirajo z namenom izdaje posebnih dovolilnic za vstop na dogodke Effie Slovenija. Pravna podlaga za obdelavo podatkov je izpolnitev obrazca za akreditacijo. Če nam osebnih podatkov ne posredujete vam posebnih dovolilnic za vstop na dogodke ne moremo posredovati. Posredovane podatke lahko na podlagi naših zakonitih interesov obdelujemo tudi za namene identifikacije uporabnikov sistema ter pošiljanje informacij v zvezi z dogodki in kontaktiranja glede medijskih registracij. Če ob akreditaciji privolite tudi v prejemanje elektronskih novic, pa vaše zbrane podatke na podlagi vaše privolitve obdelujemo tudi za označene namene.

Prijava na novice:

Na spletni strani (https://www.effie.si/) ter pri prijavnicah na spletni strani (https://engine.effie.si) se lahko naročite tudi na prejemanje aktualnih obvestil in informacij ali novosti, ki se nanašajo na Effie Slovenija. O novostih vas bomo obveščali po potrebi. Ti podatki se obdelujejo na podlagi vaše izrecne privolitve, pri čemer lahko privolitev za prejemanje takih sporočil kadarkoli prekličete, tako da nam pošljete elektronsko sporočilo na elektronski naslov: info@effie.si.

Družbena omrežja:

Na naših kanalih na družbenih omrežjih kot so Facebook (https://www.facebook.com/EffieSI/), Twitter (https://twitter.com/Effie_Slovenija), Linkedin (https://www.linkedin.com/company/effie-slovenia/) in YouTube (https://www.youtube.com/user/EffieSlovenija) lahko z nami neposredno stopite v stik prek funkcij za komentiranje, pošiljanje sporočil in klepet. Informacije, ki nam jih boste na ta način poslali, bomo obdelovali izključno za namen obravnave vašega komentarja, zahteve oziroma vprašanja. Na podlagi zakonitih interesov imamo pravico upravljati naše račune na družabnih omrežjih in vsebine, ki jih na njem delimo, sodelovati z obiskovalci in odgovarjati na vaše zahteve. Poleg tega naše spletne strani uporabljajo vtičnike za družbena omrežja kot so Facebook, Twitter, YouTube, Linkedin (»vtičniki«). Ko uporabljate storitev, ki uporablja vtičnike, so lahko podatki neposredno preneseni iz vaše naprave upravljavcu družbenega omrežja. Na podatke, ki jih zbira vtičnik, nimamo nobenega vpliva. Če ste prijavljeni v družbeno omrežje, je vašo uporabo storitve mogoče povezati z vašim računom v družbenem omrežju. Če imate interakcije z vtičniki, na primer tako, da všečkate, sledite ali delite z drugimi, ali vnesete komentar, so lahko podatki samodejno prikazani v vašem profilu v družbenem omrežju. Tudi če niste prijavljeni v račun za družbeno omrežje, je mogoče, da vtičniki upravljavcem družbenega omrežja pošiljajo vaš naslov IP. Prosimo, da pri uporabi naših storitev to upoštevate. Izrecno poudarjamo, da nimamo vpliva na obseg, naravo in namen obdelave vaših osebnih podatkov, ki jih opravlja ponudnik storitev družabnega omrežja, zato vas na tem mestu napotujemo na politike zasebnosti ponudnikov storitev družabnih omrežij.

  1. Uporabniki podatkov

Vaše osebne podatke lahko delimo z našimi zaupanja vrednimi pogodbenimi partnerji, strokovnimi svetovalci in revizorji. Pogodbene obdelovalce osebnih podatkov izberemo skrbno in le ob zadostnih jamstvih, da imajo sprejete ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, prav tako za njih veljajo stroge zahteve glede zaupnosti. Pogodbeni obdelovalci lahko vaše osebne podatke uporabljajo zgolj v obsegu, ki je potreben za izpolnjevanje namena, za katerega so bili osebni podatki pridobljeni, razen če zakon ne določa drugače. Vaše osebne podatke lahko delimo z javnimi, pravnimi in drugimi organi v primerih, ko to določa zakon.

V okviru zakonskih pristojnosti se vaši osebnih podatki lahko razkrivajo naslednjim uporabnikom podatkov:

– ponudnikom poštnih storitev in odpremnih storitev, ponudnikom storitev uničenja spisov in nosilcev podatkov;

– ponudnikom bančnih storitev in storitev izterjave plačil;

– ponudnikom storitev informacijske tehnologije v okviru servisiranja in vzdrževanja programske opreme;

– ponudnikom storitev računalništva v oblaku in ponudnikom pošiljanja e-poštnih sporočil;

– administratorju in skrbniku spletne strani in mobilne aplikacije.

Zavezujemo se, da niti mi niti drugi uporabniki in pogodbeni obdelovalci vaših osebnih podatkov ne bodo posredovali ali prenesli v tretjo državo izven Evropske unije in/ali Evropskega gospodarskega prostora ali v mednarodno organizacijo brez ustrezne stopnje zaščite. Vaši osebnih podatki se lahko posredujejo v ZDA, pri čemer so vsi naši pogodbeni obdelovalci v ZDA vključeni v program zasebnostnega ščita EU-ZDA (t.i. Privacy Shield).

  1. Obdobje hrambe

Zagotavljamo vam, da vaše podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno, da se izpolni namen, zaradi katerega so bili posamezni podatki zbrani in nadalje uporabljeni, in sicer:

– podatki o povpraševanju se hranijo še 30 dni po koncu posamezne izvedbe Effie Slovenija;

– vsi podatki za namen identifikacije študentov se hranijo še 30 dni po koncu izvedbe Effie Slovenija;

– vsi podatki v zvezi s poslovnim sodelovanjem in sklenjeno pogodbo se hranijo še 5 (pet) let po zaključku sodelovanja na podlagi sklenjene pogodbe;

– vsi podatki udeležencev dogodkov se lahko hranijo še 5 (pet) let po zaključku izvedbe Effie Slovenija;

– vaši kontaktni podatki za namen neposrednega trženja se obdelujejo časovno neomejeno do preklica vaše privolitve ali do vaše zahteve po prekinitvi obdelave, pri čemer se zavezujemo, da bomo obstoj namena obdelave osebnih podatkov preverjali na redne časovne intervale.

Če za določene podatke, ki se obdelujejo za realizacijo pogodb, obstaja drugačen zakonski rok shranjevanja (npr. računovodski ali davčni podatki), vaše osebne podatke hranimo toliko časa, kot to določa zakon. V tem času je obdelava podatkov omejena.

  1. Način varstva vaših podatkov

SOZ se zavezuje varovati vaše osebne podatke, ki nam jih posredujete na kakršenkoli način. Zavezujemo se, da bomo storili vse, da osebne podatke zaščitimo pred morebitnimi kršitvami in zlorabami. Po prenehanju potrebe po vodenju podatkov, tj. po izpolnitvi namena, za katerega so bili podatki zbrani, se podatki nemudoma nepovratno in trajno izbrišejo. V primeru, da so na spletnih straneh Effie Slovenija objavljene povezave na druge spletne strani, ki niso v nikakršni povezavi s SOZ, ne prevzemamo nobene odgovornosti za zaščito in točnost podatkov na teh spletnih straneh.

  1. Vaše pravice

SOZ zagotavlja uresničevanje vseh vaših pravic, ki vam pripadajo v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov.

Odjava od prejemanja novic:

Če obvestil o novicah po elektronski pošti ne želite več prejemati, se lahko odjavite z uporabo povezave za avtomatsko odjavo v vsakokratni elektronski novici, ali nam pošljete elektronsko sporočilo z vsebino “ODJAVA” na elektronski naslov: info@effie.si.

Če ne želite več prejemati obvestil po telefonu, nam to lahko javite na telefonsko številko: 00 386 (0)1 439 60 50.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko od nas kadarkoli zahteva, da mu:

– potrdimo, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne,

– omogočimo dostop do osebnih podatkov (tj. vpogled ter njihovo prepisovanje ali kopiranje),

– podamo informacije v zvezi z obdelavo teh podatkov (npr. o namenu obdelave, vrsti osebnih podatkov, uporabnikih, katerim so jim bili ali jim bodo posredovani osebni podatki, predvidenem obdobju hrambe podatkov, o tehničnih in organizacijskih ukrepih za varovanje podatkov, idr.),

– omogočimo popravek netočnih osebnih podatkov v zvezi z njim in mu omogočimo dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov,

– omogočimo pravico do izbrisa osebnih podatkov (t.i. pravica do pozabe),

– omogočimo pravico do omejitve obdelave,

– omogočimo pravico do ugovora obdelavi, če obdelava podatkov temelji na našem zakonitem interesu, pri čemer bomo v takem primeru nadaljevali z obdelavo vaših osebnih podatkov le v primeru, če bomo dokazali nujne legitimne razloge za obdelavo, ki bodo prevladali nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami,

– omogočimo pravico do prenosljivosti podatkov in mu posredujemo podatke v splošno uporabljeni in strojno berljivi obliki ali jih neposredno posredujemo drugemu upravljavcu, pri čemer to velja le v primeru obdelave vaših osebnih podatkov na podlagi privolitve ali pogodbenega razmerja, ter

– omogočimo pravico do preklica privolitve, kadar se osebnih podatki obdelujejo na podlagi privolitve, pri čemer preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki se je izvajala do njenega preklica.

Če sumite, da pri obdelavi vaših podatkov prihaja do kršitev zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov, imate tudi pravico vložiti pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, na naslovu Zaloška 59, 1000 Ljubljana, Slovenija, telefonska številka: 00 386 (0)1 230 97 30, elektronski naslov: gp.ip@ip-rs.si.

Zavezujemo se, da bomo na vaše zahteve odgovorili brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje pa v zakonsko predpisanih rokih.

  1. Stik

Glede vprašanj o zaupnosti vaših podatkov, načinu zbiranja in obdelave podatkov ali vaše zahteve za uveljavljanje pravic v zvezi z vašimi podatki, se obrnite na:

Telefonska številka: 00 386 (0)1 439 60 50,

Elektronski naslov: info@effie.si.

Storili bomo vse, kar je v naši moči, da vam pomagamo pri uveljavljanju vaših pravic.

  1. Spremembe

Pridržujemo si pravico, da predmetno Izjavo po potrebi občasno prilagodimo dejanskim razmeram in zakonodaji s področja varstva osebnih podatkov. Iz tega razloga vas prosimo, da pred vsakim posredovanjem osebnih podatkov preverite aktualno različico, da boste seznanjeni z morebitnimi spremembami in dopolnitvami. Prav tako vas bomo o morebitnih spremembah, ki bistveno vplivajo na obdelavo vaših osebnih podatkov, predhodno obvestili na primeren način (npr. z obvestilom na naši spletni strani, po elektronski pošti).

Verzija: 1.0

Posodobljeno: 3.2.2020